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开展职务分析的关键技术及举例(上)

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职务分析,又称为工作分析,作为全面了解一项职务的管理活动,是对该项职务的工作内容和职务规范(任职资格)的描述和研究过程,即制定职务说明和职务规范的系统过程。职务分析是现代人力资源管理所有职能,即人力资源获取、整合、保持与激励、控制与调整、开发等职能工作的基础和前提,只有做好了职务分析与设计工作,才能据此有效完成以下具体现代人力资源管理工作:
   
    (1)制定企业人力资源规划;(2)核定人力资源成本,并提出相关的管理决策;(3)让企业及所有员工明确各自的工作职责和工作范围;(4)组织有效招聘、选拔、使用所需要的人员;(5)制定合理的员工培训、发展规划;(6)制定考核标准及方案,科学开展绩效考核工作; (7)设计出公平合理的薪酬福利及奖励制度方案;(8)为员工提供科学的职业生涯发展咨询; (9)设计、制定高效运行的企业组织结构;(10)提供开展人力资源管理自我诊断的科学依据。
   
    开展职务分析,应收集以下信息:
   
    (1)工作内容是什么(What);(2)责任者是谁(Who);(3)工作岗位及其工作环境条件等(Where);(4)工作时间规定(When);(5)怎样操作(How)及操作工具是什么; (6)为什么要这样做(Why);(7)对操作人员岗位职责与任职资格,如生理、心理、技能要求是什么(What);(8)与相关岗位工作人员的关系要求是什么(what)。
   
    为了收集这些用于职务分析的信息,一般采用观察法、问卷法、关键事件分析法、访谈法、工作日志分析法、事故分析法等。其中观察法、关键事件分析法、访谈法、工作日志分析法、事故分析法主要用于定性分析,为定量分析提供科学的分析要素和相关的可量化规律。问卷法虽然可以用于定性分析,但就目前国内外的使用情况来看,如美国普渡大学(Purdue University)职业研究中心开发的“职位分析调查问卷(PAQ)”就主要用于定量分析,以便获取更为具体、详细、量化的职务信息。
   
    采用问卷法进行职务分析时,首先是通过定性分析,找到有效搜集各种职务信息的分析要素、指标;其次,是用语言恰当描述这些要素、指标;再次,给每一要素指标语句赋予适当的评定等级数字,便可形成一初步职务分析调查问卷;最后,是使用这一初步问卷进行规范的抽样试调查,并进行信度、效度检验,就可得到一较为科学的正式职务分析调查问卷。使用这一职务分析问卷,就可以达到较为科学的职务分析信息。不过,一般企业,如中小企业只要使用定性分析方法,进行初步的职务分析就足以应付日后的人力资源管理各项工作了。
   
    下面就以一个拥有30人以上,500人以下,集开发、生产加工、维修、销售为一体的中小型电子科技企业为例,详细谈谈使用定性分析方法,如观察法、访谈法、关键事件分析法等,开展职务分析工作的关键步骤和技术规范。
   
    步骤一:各类职务信息的初步调查
    1.浏览企业组织已有的各种管理制度文件,并和企业组织的主要管理人员进行交谈,对组织中开发、生产、维修、会计、销售、管理等职务的主要任务、主要职责及工作流程图有个大致的了解。
   
    2.准备一个较为粗略的提纲,并确定几个关键的工作岗位和事件,作为深入访谈和重点观察分析的参考、指南。
   
    3.列出各职务的主要任务、特点、职责、要求等。
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