“弹性上班制”界线的划分

       同样是晚上10点才下班，有人每天一样9点进公司，有人却搞到中午才拎着便当晃进来，老板不说话，难道比较自律的人就活该？到底弹性上班的界线在哪里？以下是奥美公共关系行政总监马嘉璐就这一问题在台湾的演讲。

　　随着网络与电子邮件的发达，传统朝九晚五的工作时间模式也被改写，愈来愈多公司采取人性化的“弹性工作”制度，但在管理上引来的挑战与争议也不小，身为管理者该如何拿捏分寸？

　　一般而言，弹性工作的定义大概可以分两种，一是“早来早走、晚来晚走”，每天至少需工作满9小时，另一种是没有时间限制的“责任制”，只要在期限内将工作任务达成即可。

　　将责任定义清楚

　　不管采取何种方式，“沟通”无疑是实施弹性工作制时，最重要的一环。尤其每个人工作不在同一时间，对于所谓“责任”的定义就必须更清楚。

　　当然现在电子邮件、网络很发达，但是你却看不到人与人面对面沟通时，可能反应出的态度、疑惑等表情，这些隐藏性因素对于主管的决策往往也很重要。

　　虽然透过email的文字沟通，有时候可以抵减一些人际沟通时会产生的负面情绪，但真正重要的不是沟通工具的便利性，而是每个人在弹性的工作环境里，对于工作规划的前提与目标是否都清楚的接收到。

　　因此除了善用便利的电子邮件外，部门内也一定要有彼此分享的共同时间。主管一定要在这共同时间内，对所有成员状况都有很好的掌握与分享，这样员工之间才不会有认知上的落差。

　　用自律文化影响员工

　　在弹性工作制度下，如果要兼顾纪律与效率，最好的方式有时未必是另订一套严格的规范，而是在公司内部形成一种“自律”文化，透过文化去影响、约束员工的行为最有效。通常在人才越竞争的环境里，这种“自律行为”，有时比你设计什么防范制度都还要有效。虽然弹性工作制是基于人性化的考量、容许员工的工作模式有差异性，但是公司运作毕竟还是要有纪律维持，尤其若规范不清楚，就容易形成部门之间产生相当大的管理差异。身为主管的人，最好要有一套标准，要去清楚定义弹性工作的范围，不要让公司部门内有太大的差异。

　　例如同样工作到晚上11点，隔天上班时，有人是9点多到，有人却是10点多或更晚才到，这时主管可能就要拿捏好分寸，否则员工会质疑“界线到底在哪里？”处理不好，内部士气就会被扰乱。如果刚好公司有加班费规定，这时人资主管或是主管就可以提醒员工，“工作晚不代表可以晚来，公司可以报加班费。”

　　另外，适度的辅助措施也是维持纪律的好方法。例如，在奥美公关，我们虽然没有严格规定员工的上下班时间，也不打卡，但是我们要求员工必须填写日报表，每日记录与客户、协力厂商互动的进度等。透过这种沟通模式，仍然可以在弹性与纪律之间取得平衡。

　　对主管来说，在管理上要切忌“一下松、一下紧”的态度，因为自由的弹性往往会“一放难收”。如果真的碰到非要采取紧缩的管理政策时，主管一定要在沟通上有所准备，多与员工沟通新的想法、听听他们的意见，才能让新政策落实的机会增加。

　　其实现在年轻的员工，只要你把新制度后面的道理解释清楚了，对于新的管理想法，接受度通常不会太低。

　　此外，主管也会碰到“越有能力的人、意见越多”的管理难题，有时决策意见很难不受影响，因此有时也难免要用特殊的方式来解决，但更重要的是，公司的制度毕竟还是主体，千万不要让个人问题形成管理上的挑战。