我是个“单干户”,很少有机会和同事围坐会议桌旁,坐在舒服的椅子上,手捧一杯热饮,桌上还有饼干。上周二的开会经历非常愉快。由此,我想到,若把开会作为办公室的一项娱乐活动,必定是贻害无穷。
我参加的是一次外面召集的会议,也就是说,下午3点左右我就可以安心离开,下班走人。周二,与会的共有六人,我们围坐在一起,担任一场比赛的评委。大家讨论得很热烈,进展迅速,评判结果也合情合理。这是上周我力气花得最少、也最为满意的一件事了。
写到这里,一位同事走过来,问我在写什么。我说,我正在写文章,支持开会这种做法,比如,开会是如何有趣等等。听到这里,这位同事不禁皱起眉头,脸色也沉重起来。
若你说喜欢开会,这几乎是一件“大逆不道”的事情,就好比称赞人力资源部的活干得很棒一样。对开会,只有一种看法为人们所接受,那就是,开会无聊至极。如果你在Google搜索引擎中键入“无聊的会议”,你就会得到223000条查询结果。
就算现在人们对开会的态度有所转变,那也是越来越反感。本月,帕特里克•兰西奥尼(Patrick Lencioni)的新书《因“会”而死》(Death by Meeting)出版发行。在这本书里,“无聊”是程度最轻的一个修饰语。书中,作者写道,“糟糕的会议……让人们遭受了极大的苦难,令大家气恼不已,昏昏欲睡,愤世嫉俗,这打击了人们的自尊心,影响人们的家庭,冲击着人们的人生观。”
那么,我们如何才能让大家不再遭这份罪呢?兰西奥尼的答案是把会议室变成剧场。他说:“根据会议的定义,会议应比电影更有娱乐性!”这种说法不但令人要问,他到底用的是哪本字典。虽然我是一个新生的会议鼓吹者,但与开会相比,我还是更喜欢看《音乐之声》。这一点上,我确信无疑。
并不是所有关于开会的忠告都与众不同,大多数都在情理之中,是不言而喻的。比如,会议议程要明确;别让发言人滔滔不绝;会前做好准备;不要邀请无需出席的人员。
最近,我到访一家公司,发现公司每间会议室的墙上都用方块大写字母写上这样的忠告:“准时到会!集中注意力!用积极的方式解决冲突!不要跑题!”这些又都是不言自明。但我出席的那次会议纯属闲聊漫谈式,节奏缓慢,且主题不明。
这让我想起了一所小学墙上张贴的行为规范。我的一个孩子就在这家充满无政府习气的学校上学,学校墙上写着:“他人说话时,我们倾听!尊重他人财物!校园内禁止喧哗!”
小学生总会横冲直撞,踩坏什么东西或大声喧哗,这是有原因的。同样的道理,大多数经理在开会时也会走神跑题。我想,人们对此大概无能为力,即使再多忠告也起不了什么作用。有好的主持人才会有好的会议,上周我参加的这次会议就是一个范例。
但即便是糟糕透顶的会议也不会一无是处。网上搜寻到的这223000条结果中,许多都是有关如何“会尽其用”的。
比如,你不妨写一首俳句诗,或者玩玩呆伯特(Dilbert)发明的填字游戏,又或者拿出BlackBerry手机收发邮件,或把玩一下掌上电脑Palm Pilot。要不然,你也可以把开会当成打字课,在椅子的扶手上打出发言人的所言所语。(就我个人而言,我不赞成最后一条,如此疯狂般的手指运动会让你与晋升绝缘。)
在无聊的会议上,大多数人会找一个志趣相投的同事,用一句流行歌曲的歌词作话头,挑起聊天。约尼•米切尔(Joni Mitchell)曾经唱过“直到失去,才知道自己也曾拥有”。拿这个挑起话头,应该不难。但“如果我说,你的身材曼妙无比,你是否愿意与我相拥 (这是英语中一语双关的表达,另一种解释是:如果我说,你的身材曼妙无比,是否会冒犯你。----编者语),那么就更有挑战了。
所有这些,对我内心那个少年的我颇具吸引力,但这一次,心中那个盲目乐观的我占了上风。若想“会”尽其用,其实你并不需要BlackBerry手机,你也无需与同事私下打赌。
你不妨舒舒服服地靠在椅背上,享受(无聊的)会议给你带来的五大益处(以下内容为我首创):第一,开会时,我们面对的是活生生的人,而非电脑屏幕;第二,以最好的结果看,开会是最容易的一种办事方式,最糟也不过是一事无成,但人们不必因此感到内疚;第三,你能从会议中得到有关同事的有用信息,比如,谁比较聪明,谁比较笨,谁在卖力地巴结谁,谁在“走上坡路”,谁在“日落西山”;第四,在开会时稍稍卖弄一下,对自己有益无害,比如,偶尔发发言,能满足自己的虚荣心,给“自我”来一次恰到好处的“按摩”;第五,开会时,总有咖啡和饼干,也是件美事。
当然,这张内容积极的单子并非无懈可击。只有会议次数不是太多时,才有效。据最近的一次调查,大多数经理人每周花在会议上的时间多达15小时,这毫无疑问就让这张单子的价值降低了几分。
解决问题之道与电影、行为规范或那些愚蠢至极的游戏都无关。其实,答案很简单,那就是不要开太多的会。开会就像吃品客薯片,如果只吃一点,会感到美味无比;如果吃多了,就会令人难受。
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